استخدامات وفوائد أكسيس Access، هو برنامج متكامل في تنظيم المعلومات في هيئة جداول، وهو برنامج متطور عن برنامج اكسل ويتيح تصميم النماذج والتقارير، فهو يتيح للمستخدم العادي إمكانية تصميم برنامج، وسنتناول فوائد برنامج أكسيس MS Access ومجالات استخدامه.

فوائد برنامج أكسيس MS Access

مكونات أكسيس وخصائصه المميزة :

كلمة Access معناها “الدخول” ويتيح برنامج مايكروسوفت أكسيس MS Access خمسة مكونات رئيسية مع إمكانية تصميم كل مكون وضبط خياراته وخصائصه وتنسيقه.

هذه المكونات تستخدم لإنتاج برنامج متكامل لإدخال وإخراج البيانات بشكل منظم وبإمكانية الغرز والتصفية المتقدمة مع تنسيقها وطباعتها.

هذه المكونات هي :

1	الجداول	Tables
2	العلاقات	Relation Ship
3	الاستعمالات	Queries
4	النماذج	Forms
5	التقارير	Reports

أولاً: الجداول Tables :

الجداول هي أول مكون في العمل ببرنامج أكسيس Access وهي بمثابة الهيكل الأساسي الذي تعتمد عليه بقية المكونات، وفي هذه الجداول يتم إدخال البيانات.

ويتم تقسيم البيانات إلى جداول منفصلة مع ضبط سمات وخصائص كل جدول.

وسمات الجدول تتضمن تخصيص عمود ليكون المفتاح الرئيسي للجدول، وتسمية كل عمود باسم، وتحديد خصائص كل عمود مثل :

تحديد نوع البيانات المدخلة وشكل صيغتها، وتحديد ما إذا كانت نصية وتحديد الحد الأقصى لعدد الحروف، أو ما إذا كانت الخلية على هيئة مربع لوضع علامة صح فيها، أو ما إذا كانتا الخلية علي شكل قائمة مع تحديد عناصر القائمة، أو ما إذا كانت علامة اختيار بين بدائل، وغيرها من الخصائص.

مثال :

يمكن تصميم جدول لأسماء الموظفين وبياناتهم الشخصية، وجدول خاص بنشاط الموظفين، وجدول خاص بماليات الموظفين (مرتبات – مكافآت – خصومات – سلف)، وجدول خاص بالحضور والغياب.

ثانياً: العلاقات Relation Ship :

وفي هذا الكون يتم ربط الجداول بعضها ببعض من خلال المفتاح الرئيسي بكل جدول، ولهذه العلاقات أنواع تحدد طريقة الربط بين الجداول.

هذا الربط يجعل الجداول المنفصلة والمستقلة كأنها جدول واحد، مع ميزة عدم تكرار إدخال البيانات مما يمنع حدوث أخطاء ويساعد علي دقة العمل والسرعة في إخراج النتائج وتبسيطها.

مثال :

يتم ربط جدول أسماء الموظفين بجدول نشاط الموظفين، وجدول ماليات الموظفين، وجدول الحضور والغياب، وبالتالي يمكن الوصول لبيانات موظف من كل جدول.

ثالثاً: الاستعلامات Queries :

هي جداول إضافية يتم تصميمها وجلب بياناتها من الجداول الرئيسية، وفيها يتم فرز وتصفية البيانات، وعمل معادلات رياضية وحسابية لإنتاج أعمدة جديدة بنتائج إضافية عن الموجودة في الجداول الرئيسية.

مثال :

يمكن إنشاء جدول استعلام خاص بالموظفين الذكور فقط، وجدول خاص بالموظفين الذين تجاوزوا سن 50 عاماً، وجدول خاص بالموظفين الذين تغيبوا لأكثر من 3 أيام، وجدول خاص بصافي مرتبات الموظفين بعد خصم الجزاءات والسلف …….. إلخ.

رابعاً: النماذج Forms :

هي واجهات مصممة لإدخال وعرض البيانات بطريقة ملائمة لشاشة الكمبيوتر، بحيث لا يتم التعامل مع الجداول بشكل مباشر، مما يحافظ على الجداول من أن يحدث بها أخطاء بشرية.

ويتكون النموذج من مربعات نصية وأزرار وعلامات الاختيار من متعدد وقوائم منسدلة وغير ذلك.

ويتم إدخال وجلب بيانات النموذج من وإلى الجداول الرئيسية وجداول الاستعلام.

ويوفر أكسيس قوالب ونماذج جاهزة التصميم وبخيارات متقدمة وبأنماط متعددة.

مثال :

يمكن إنشاء نموذج لإدخال بيانات موظف، وبه زر ينقل لنموذج ثاني خاص بنشاط الموظف، وزر لنموذج الماليات وزر لإظهار تقويم التاريخ، ورز لنموذج خاص بالبحث عن البيانات.

ويمكن إنشاء نموذج كواجهة رئيسية للبرنامج وإضافة مربع نص لإدخال كلمة المرور حتى يسمح بإظهار باقي النماذج.

خامساً: التقارير Reports :

هي صفحات معدة للطباعة الورقية ومصممة بشكل ملئم للطباعة، ويتم جلب بياناتها من الجداول الرئيسية ومن جداول الاستعلام.

مثال :

يمكن عمل تقرير عن الموظفين المتغيبين، وتقرير على شكل فاتورة خاصة بكل موظف، ……..الخ.

مجالات استخدام ميكروسوفت أكسيس

عمل برنامج حسابي متكامل للمؤسسات الفردية والصغيرة كأعمال المحلات التجارية والصناعية، والمؤسسات التعليمية والطبية وغيرها.
عمل برنامج للهاتف يسجل فيه أرقام الهواتف وتصنيفها وإمكانية البحث والوصول السريع.
عمل برنامج خاص بالأسرة يتضمن صور العائلة وصور المستندات والأوراق الشخصية والعائلية وسجل الحالة الصحية لكل فرد في الأسرة، ويمكن دمج برنامج الهاتف فيه.
يمكن التربح من خلال تصميم برنامج بالأكسيس وبيعها.